OneDriveやSharePointにて、アイテムを共有する方法として、「直接アクセス権の付与」と「リンクの共有」があります。
それぞれの違いについて、ご紹介していきたいと思います。
今回は、OneDriveとしてご紹介していますが、SharePointもほとんど同等だと思っていただいていいと思います。
"直接アクセス権の付与" について
・ 直接アクセス権を付与するための共有リンクのメール (招待メール) の送信は、任意で選択可能。
※ ディレクトリに存在しない外部ユーザーの場合は、選択不可
・ 共有フォルダーの URLを知っているユーザーは、 Office 365 アカウントでサインインしていれば、アイテムにアクセスが可能。
・ [アクセス許可を付与] にてアクセス権を付与すると、付与されたユーザーは "直接アクセス権" の項目に表示される。
・ [アクセス許可を付与] にて直接アクセス権を付与されたユーザーのアクセス権は、[アクセス権の管理画面] より [ユーザー権限の編集] より編集や閲覧権限以外の任意のアクセス許可レベルの権限に変更が可能。
・ 権限の削除は、"アクセス許可を管理" 画面の "直接アクセス権" 項目内の <ユーザー名> 右のプルダウンメニューを展開し [共有を停止] 、もしくは [アクセス権の管理画面] にて [ユーザー権限の削除] よりユーザーごとに削除できる。
"直接アクセス権" を付与する操作手順
1) Office 365 ポータル (https://portal.office.com ) にサインインし、[OneDrive] をクリックします。
2) "直接アクセス権" を付与するアイテムを右クリックし、[共有] をクリックします。
3) "リンクの送信" 画面の右側の三点リーダー [...] - [アクセス許可の管理] の順にクリックします。
4) "アクセス許可を管理" 画面右下にある [詳細設定] をクリックします。
5) 画面左上にて [権限の継承を中止] タブになっている場合はクリックし、[固有の権限の削除] に変更されていることを確認します。
6) [アクセス許可の付与] をクリックして、権限を与えたいユーザーを追加し、[オプションの表示] から任意のアクセス許可レベルを選択して [共有] をクリックします。
"リンクの共有" について
・ 以前からの共有方法である "直接アクセス権の付与" に対して、より簡単にアイテムを共有する方法として提供された機能。
メールにて "共有リンク" を発行することで、アイテムを共有する。
・ 初めてアイテムにアクセスする際は、メール アドレスを入力する必要がある。※ 1 度のみ。
・ 共有の際は、必ずメールでリンクを発行する(メール送信またはリンクのコピーにてリンクを取得する)
・ [アクセス権の管理画面] では、"共有リンク (ユーザーを削除する リンクを管理します) を通じたアクセス許可を持つユーザー" として登録される。
・ 共有を許可されたユーザーに対する権限の選択は、"編集" もしくは "表示" のどちらかのみで、後から変更ができない。
※ "編集" もしくは "表示" の権限を変更する際、個別に変更することができず、かつ一度削除してから再度 "リンクの送信" にて共有する必要がある。
例) "表示" の権限が付与された複数のユーザーがいる場合、その中の 1 人の権限を "編集" に変更することは出来ない。一度、すべての "表示" のユーザーについて、"リンクの削除" を実施する必要がある。
・ "リンクの送信" にて共有したアイテムに対するアクセス権を削除する際、"リンクの削除" を選択することで一括で全員のアクセス権を削除できる動作。
・ "リンクを共有する" でアイテムを共有すると、"直接アクセス権" は付与されない。
"リンクの共有" の操作手順
1) Office 365 Portal (https://portal.office.com ) にサインインし、[OneDrive] をクリックします。
2) "直接アクセス権" を付与するアイテムを右クリックし、[共有] をクリックします。
3) "リンクの送信" 画面で 共有したいユーザーを」追加し、左下の [送信] をクリックします。
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