【Office365参考書】コンプライアンスセンターのアイテム保持ポリシーで保持対象から共有メールボックスを除外するには？

アイテム保持ポリシーによる保持を [Exchange メール] で全ユーザーのメールボックスを対象に設定した場合、ユーザーメールボックス、共有メールボックス、リソースメールボックスすべてが保持の対象となります。 

保持機能を利用するために必要なライセンスを付与していない共有メールボックスやリソースメールボックスは、保持のライセンス要件を満たしていないため、アイテムの保持を保障することができない状態となります。 

なお、アイテム保持ポリシーは、除外設定が可能ですので、ライセンスを付与していない共有メールボックスやリソースメールボックスは、除外設定に登録してください。

また、除外設定は、配布リストやメールが有効なセキュリティグループの指定が可能ですので、共有メールボックスとリソースメールボックスをあらかじめ、グループでまとめておくことで、多数の共有メールボックスの登録が容易となります。 

しかしながら、保持設定に配布リストがメールが有効なセキュリティグループを登録した場合、ポリシー適用時点にてメンバーであるメールボックスのみが対象となる動作です。 

そのため、ポリシー適用後にグループに追加された共有メールボックスは、適用されない動作であるため、グループのメンバーに変更があった場合、その都度、ポリシーの除外設定の再登録を実施いただく必要があります。

また、グループの場合でも除外設定できるユーザー数の上限が 5000 名であることをご留意ください。 

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以下に設定手順をご紹介いたします。

メールが有効なセキュリティグループを作成する手順 

1. Microsoft 365管理センターに管理者としてサインインします。
2. 画面左側の[管理センター] > [Exchange]をクリックすることにより [Exchange 管理センター] に遷移します。 

※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。 

3. [受信者]の[グループ] を選択します。 
4. [▼]をクリックします。
5. プルダウンメニューが表示されますので[セキュリティグループ] を選択します。 
6. [セキュリティグループの新規作成]の画面が表示されますので[表示名]、[エイリアス]、[電子メールアドレス]、[所有者]、[メンバー] などを設定します。 

・表示名：差出人に表示される名前を入力してください。(例：a@contoso.com) 

・エイリアス：メールアドレスの @ より前の部分を入力してください。 

・電子メールアドレス:メールアドレスを入力してください。(例：a@contoso.com) 

・所有者：管理者を登録してください。 

・メンバー：メンバーとする共有メールボックスとリソースメールボックスを登録してください。 

※ [グループ所有者をメンバーとして追加する] のチェックは外してください。 

7. [保存]ボタンをクリックします。

アイテム保持ポリシーにて除外設定をする手順 

1. 管理者にて、Office 365 サービスへサインインします。
2. Microsoft365 管理センターを開き、画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします。
3. コンプライアンス センターにて、[情報ガバナンス] をクリックし、上部の [アイテム保持ポリシー] をクリックします。
4. 該当のポリシーの [… (操作)] をクリックし、[編集] をクリックします。
5. [アイテム保持ポリシーに名前を付ける] 画面は、そのまま [次へ] をクリックします。
6. [Exchange メール] の [除外] 欄の [編集] をクリックします。
7. 作成したセキュリティグループを選択し、[完了] をクリックし、[次へ] をクリックします。

※ 検索バーに該当のセキュリティグループの表示名、メールアドレスを入力しエンターキーを押して検索します。 

8. [コンテンツを保持するか、削除するか、または両方を行うかを決定します] 画面は、そのまま [次へ] をクリックします。
9. [送信] をクリックします。