ひとつのリストやドキュメントライブラリについて、最大 30,000,000 (3000万) のアイテムを格納することが可能ですが、5,000 件以上のアイテムが保存されているリストにて、一度に大量のクエリが実行される場合には、データベースサーバーに対して過剰な負荷がかかりパフォーマンス低下が想定され、しきい値の制限により予期しない動作が発生する可能性があります。
一例として、5,000 件以上のアイテムが格納されているリストを開いた際にエラーにより閲覧することができない動作であることを確認しております。
ShareOnline サービスの特性上、他のテナントにも影響が出る可能性があることから、これらのことを未然に防ぐためにビューにつきましては 5,000 アイテムまでのしきい値が設定されています。
そのため、5000 件 のしきい値を超えたビューでは、様々な影響が発生する可能性がございますので、同一階層にて 5000 件までのアイテムを目安にして利用してください。
なお、上限の変更はできない動作です。
リスト ビューのしきい値が 5,000 件を超える場合の回避策について
リスト ビューのしきい値が 5,000 件を超える場合の回避策といたしまして、5,000 アイテムを超過している場合、インデックス付きの列を作成の上、ビューに対し、5,000 アイテムのしきい値を超えないようにフィルター処理をすることで回避することが可能です。
以下に例として "インデックス付きの列を使用して、[登録者] がユーザー本人のアイテムに絞り込んだビューの作成方法" をご案内いたします。
インデックス付きの列を使用して、ビューを作成する方法
1) 管理者権限のユーザーにて該当のカスタム リストにアクセスします。
2) 画面左上の [リスト] タブをクリックし、 “設定” セクションの [リストの設定] をクリックします。
3) "列" セクションにて、[インデックス付きの列] をクリックします。
4) "作成"されているインデックスは以下のとおりです" 配下に、既にインデックスが作成されている列として [登録者] が表示されているか確認します。
5) [登録者] が表示されていない場合には、画面下部の [新しいインデックスの作成] をクリックします。
6) "このインデックスのプライマリ列: " のプルダウンにて [登録者] を選択し、[作成] をクリックします。
※ セカンダリ列は [(なし)] のままで進めます。
※ インデックスが作成されるまでお時間を要する場合があります。
7) インデックス付きの列画面に遷移したら画面左上の [設定] をクリックして、リストの設定画面へ戻ります。
8) "ビュー" セクションにて、[ビューの作成] をクリックします。
9) "既存のビューから作成" にて、[すべてのアイテム] をクリックします。
10) "ビュー名" "列" を任意で入力します。
11) "フィルター" セクションにて [次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する:] のラジオ ボタンをオンにします。
12) [アイテムを表示する列の条件] にて以下のように設定します。
・ 登録者 (インデックス作成済み)
・ 次の値に等しい
・ [Me] ([]も含めて入力します)
13) 画面下部の [OK] をクリックします。
なお、ビューを切り替える場合、クラシック UI の場合は、画面上部に [すべてのアイテム] をクリックし、モダン UI の場合は、右上の作成したビュー名をクリックし、[すべてのアイテム] を選択します。
上記の操作にてインデックス設定済みの列を指定したフィルターを設定し、そのフィルターによる取得アイテム数が 5,000 件以下に抑制されていればエラーは発生しません。
ただし、複数のフィルター条件を設定する場合は、下記の条件にマッチしますとエラーが発生します。
- フィルター条件を OR で結合している
- インデックス設定済みの列を指定したフィルターより先に登録されているフィルターにて、インデックス未設定の列を指定している。
カスタム リストにフォルダーを作成する手順
カスタム リストでは、既定でフォルダーの作成が許可されておりませんが、設定を変更することによって、フォルダーを作成することが可能です。
フォルダー分割を用いることで、リスト アイテムの数がしきい値を超えていたとしても、一度に取得する結果アイテム数がリスト ビューのしきい値 (5,000) の範囲内であれば、データを表示することが可能です。
クラシックサイトの場合
1) 管理者権限のユーザーにて該当のカスタム リストにアクセスします。
2) 画面左上の [リスト] タブをクリックし、 “設定” セクションの [リストの設定] をクリックします。
3) "全般設定" の項目の [詳細設定] をクリックします。
4) "フォルダー" の項目の "[新しいフォルダー] コマンドを表示する" のチェックにて、[はい] を選択します。
5) 画面最下部の [OK] をクリックします。
※ ここまでの手順を実施することで、アイテムの作成時にフォルダーを作成することが可能となります。
6) 該当のカスタム リストにアクセスし、画面左上の [アイテム] タブをクリックし、[新しいフォルダー] をクリックします。
7) ”新しいフォルダーの作成” ポップアップが表示されますので、任意で [名前] を入力し、[保存] をクリックします。同じ手順にてフォルダーを必要数作成します。
8) 対象のカスタム リストをモダン UI で開きます。
9) 作成したフォルダー内に移動したいアイテムを右クリックし、[移動] から任意のフォルダーを選択した上で、[ここに移動] をクリックします。
※ 複数のアイテムを一括で移動する場合には、先に左側にチェックを入れ、右クリックで [移動] を選択します。
10) アイテムが選択したフォルダー内に移動されたことを確認します。
例 : 対象カスタム リスト内の総アイテム数が 9,000 件の場合：カスタム リスト配下にフォルダーを 3 つ作成し、各フォルダー内に 3,000 件ずつアイテムを格納する。
モダンサイトの場合
1) サイト管理者権限のユーザーにて該当のカスタム リストにアクセスします。
2) 画面右上の歯車マークをクリックし、[リストの設定] をクリックします。
3) "全般設定" の項目の [詳細設定] をクリックします。
4) "フォルダー" の項目の "[新しいフォルダー] コマンドを表示する" のチェックにて、[はい] を選択します。
5) 画面最下部の [OK] をクリックします。
※ ここまでの手順を実施することで、アイテムの作成時にフォルダーを作成することが可能となります。
6) 該当のカスタム リストにアクセスし、画面左上の [+新規] をクリックし、[フォルダー] をクリックします。
7) ”新しいフォルダーの作成” ポップアップが表示されますので、任意で [名前] を入力し、[作成] をクリックします。同じ手順にてフォルダーを必要数作成します。
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