管理者にて、Office 365サービスへサインインします。
Microsoft365管理センターを開き、画面左ペインの[管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします。
Microsoft Purview (Microsoft 365コンプライアンス)にて、[アクセス許可] をクリックし、[Microsoft Purview ソリューション] の [役割] をクリックします。
役割一覧より[eDiscovery Manager] をクリックし、編集画面を表示します。
[電子情報開示管理者]の[編集] をクリックします。
[編集]をクリックし、[+ (追加)]ボタンより、機能を実行する管理者を追加し [追加] をクリックします。

※一覧に存在しない場合は検索してください。また、表示名で検索してください。

画面下の[完了] をクリックし、[保存] をクリックします。

※新たに権限の付与を行った場合、反映に時間を要する場合があります。

2. コンテンツの検索の実行手順について

[eDiscovery Manager]権限が付与された管理者ユーザーにて、Office 365にサインインします。

※ 管理者権限が付与されていないユーザーの場合は、https://compliance.microsoft.com/homepage の URL からコンプライアンスセンターにアクセスします。

画面左ペインの[管理センター] - [コンプライアンス] にて、Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
[+新しい検索]のアイコンをクリックします。
[名前と説明]ページで、[名前]と [説明] を任意で登録し、[次へ] をクリックします。
[場所]ページにて、[Exchangeメールボックス] を有効にし、[ユーザー、グループ、チームを選択] をクリックします。
[検索]にて、検索対象のアドレスや表示名で検索し、対象ユーザーにチェックを入れ、[完了]をクリックし、[次へ] をクリックします。

※ 検索欄にアドレスや表示名を入力してからエンターキーを押すことで検索が開始されます。

※ 全メールボックスを指定いただく場合、[Exchange メール] の項目を [すべて] の状態で進めます。

※ 非アクティブなメールボックスは、アドレスの先頭に [. (ドット)] が含まれます。

[検索条件の定義]ページにて、[検索クエリ]の指定を行います。すべてのアイテムを検索する場合、何も設定を行わない事で可能です。

メールアイテムの絞り込み

メールアイテムのみを検索いただく場合、[+ 条件の追加] より [メッセージの種類] を追加いただき、追加された [メッセージの種類] の項目を [いずれかと等しい]、入力欄に email と入力いただくことで可能です。

日付の範囲指定をする場合

[条件の追加] > [日付] を選択し任意の日付を指定します

※ プルダウンにて、日付範囲で指定する場合は [範囲]、指定した日時以前の場合は [以前]、指定した日時以降の場合は [以降] を選択します。

※ 日時は UTC で検索されるため、日本時間を考慮いただく場合には、- 9 時間の時差を考慮してください。

※ [キーワード]、[件名 / タイトル] に日本語が含まれる場合、画面上にあるリンク (時計・A・字と記載されたアイコン) をクリックし、[日本語] を選択し保存します。

なお、日本語のキーワードを指定する際、文字数が多いと意図した検索結果が得られない動作を確認しておりますので、その場合は短いキーワードを指定して検索をお試しいただけますと幸いです。

[検索の確認と作成]画面が表示されますので、[送信]をクリックし、[完了] をクリックします。

※一覧に作成された検索ルールが表示されない場合は、上部の [更新] をクリックします。

3. [コンテンツの検索] 結果をエクスポートする

[eDiscovery Manager]権限が付与された管理者ユーザーにて、Office 365にサインインします。
画面左ペインの[管理センター] - [コンプライアンス] にて、Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
[コンテンツの検索]画面から出力対象の検索ルールを選択します。
[操作]をクリックし、メールアイテムをPSTファイルにエクスポートを行う場合は[結果のエクスポート]、レポートのエクスポートを行う場合は [レポートのエクスポート] を選択します。
画面が切り替わりましたら、エクスポート対象項目を選択し、[エクスポート(レポートの生成)]をクリックします。
[閉じる]をクリックし[コンテンツの検索] 画面に戻り、上部の [Export] タグをクリックします。
画面より対象のルールを選択します。
表示されたルール名が正しい事を確認し[クリップボードにコピー] をクリックし、上部の [結果のダウンロード] をクリックします。

※ レポートの場合は、[レポートのダウンロード]をクリックします。

※ [このファイルを開きますか] という画面が表示された場合は [開く] をクリックします。

[ソースへの接続に使われるexport keyを貼り付けます] に [クリップボードにコピー] にて、コピーしたキーを貼り付け、任意のダウンロード先選択し、[開始] をクリックします。
ダウンロードが完了するのを待ちます。

ご留意点

検索結果をエクスポートする場合、使用するコンピューターは下記のシステム要件を満たす必要があります。

◇ システム要件

・ OS

32 ビットおよび 64 ビットバージョンの Windows 7 およびそれ以降のバージョン

・ソフトウェア

Microsoft .Net Framework 4.7 をインストールしている環境

・ブラウザー

・Microsoft Edge

※Mozilla Firefox、Google Chrome につきましては、PST ファイルの出力要件を満たしておりません。

Edge でコンテンツの検索を利用し、電子情報開示エクスポートツールを使用する際には、以下の公開情報をご参考いただき、ClickOnce サポートの有効化を行ってください。

Microsoft Edge で ClickOnce サポートの有効化について

Microsoft Edge をご利用いただく場合、電子情報開示エクスポートツールを使用する際に ClickOnce サポートを有効にする必要があります。

learn.microsoft.com

4. PST ファイルの確認方法 (参考情報)

エクスポートされた PST ファイルのデータを確認する際、Outlook クライアントが必要です。

Outlookクライアントを起動し[ファイル] タブを開きます。
左ペイン[情報] - [アカウント設定] - [アカウント設定(A)] をクリックします。
アカウント設定画面が開きますので、[データファイルタブ]を開きます。
[追加(A)]をクリックし、保存したPST ファイルを指定し [OK] - [閉じる] をクリックします。
Outlookクライアントのメール画面左ペインにデータファイル名のフォルダーが表示されますので、PSTファイルのデータをご確認いただけます。
確認が終わりましたら、[Outlookデータファイル] フォルダーを右クリックし ["データファイル名"を閉じる] をクリックすることで、フォルダーが非表示になります。

Outlook クライアントにて開くと Outlook クライアントのメール画面左ペインに [Outlook データファイル] フォルダーが表示され、PST ファイルのデータを確認できます。

インフォメーションストアの先頭フォルダー配下に受信トレイや送信済みアイテムフォルダーなどユーザーが画面上で確認できる各フォルダーが格納されています。

アーカイブメールボックス (Archive Mailbox) フォルダーにてアーカイブメールボックスに格納されたアイテムの確認が可能です。

削除され保持対象のアイテムについては [Recoverable Items] 配下のフォルダーに格納される動作となります。

2022-11-17

【Microsoft365参考書】Identity属性値が記号のような値でメールボックスが作成される

Microsoft365

本動作については、以前、ご紹介しておりました [MC365786] にて、今後新規作成されるメールボックスの Name 属性 (Identity、Id) は ExternalDirectoryObjectID (本件の数字とアルファベットの羅列) の値が指定される動作がテナントに展開されたことで発生しています。

※ 2022年 9 月以降にロールアウトが段階的に行われており、2022 年 12 月中旬までにすべてのテナントに対して完了する予定です。

it-bibouroku.hateblo.jp

Name 属性値と Identity と Id 属性値の値は連動しており同様の値となります。

展開の背景として、AzureAD のアカウントの [CN] 属性の値を用いて、ExchangeOnline の Name 値を作成し同期してましたが、一意の値とならない場合があり、別オブジェクトとの競合が発生するため、Name 値に各オブジェクトの固有値である ExternalDirectoryObjectId を利用し、競合を防止するため [MC365786] のリリースが発表されたことが想定されます。

オンプレミス AD 同期ユーザー以外の、Microsoft 365 管理センター上で作成したクラウドユーザーのメールボックスについても同様の動作となります。

なお、Name、identity、Id の属性値を変更したい場合は、Set-Mailbox にて対象メールボックスの Name の値を変更することで、Identityと Id 属性にも変更が反映されます。

オンプレミス AD との同期オブジェクトの場合は変更できません。

以下に、コマンドレットをご案内いたしますので、ご確認くださいますようお願い申し上げます。

事前準備

事前に以下の記事を参照し Windows PowerShell を Exchange Online に接続します。

it-bibouroku.hateblo.jp

Name 属性を確認する

[構文]

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -RecipientTypeDetails UserMailbox | select Name,identity,ID,DisplayName,PrimarySmtpAddress | Export-CSV -Encoding UTF8 -Path <ファイルパス\ファイル名>.csv -NoTypeInformation

[実行例]

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -RecipientTypeDetails UserMailbox | select Name,identity,ID,DisplayName,PrimarySmtpAddress | Export-CSV -Encoding UTF8 -Path C:\temp\UserMailbox.csv -NoTypeInformation

※C ドライブの配下の temp フォルダーに UserMailbox.csv という名前のファイルで情報保存する場合

<出力結果>

Name,identity,ID : Name 属性値

DisplayName : 表示名

PrimarySmtpAddress : メールアドレス

Name 属性を変更する

ユーザー単位で変更する場合

[構文]

Set-Mailbox -Identity <対象メールボックスのメールアドレス> -Name <変更後の Name属性>

[実行例]

Set-Mailbox -Identity User@contoso.com -Name "user"

※ 上記実行例では user@contoso.com の Name の値を user に変更しています。

複数ユーザーを一括で変更する場合

◆ 1. CSV ファイルを作成する

[CSV ファイル構文例]

1 行目 : PrimarySmtpAddress,Name

2 行目 : 対象ユーザーのアドレス,変更後の Name 属性

[作成例]

PrimarySmtpAddress,Name

User01@contoso.onmicrosoft.com,User01

User02@contoso.onmicrosoft.com,User02

User03@contoso.onmicrosoft.com,User03

※ CSV ファイルの中に漢字など 2 バイト文字を使用する場合については、UTF-8 形式で保存する必要があります。

- UTF-8 での保存の手順

CSVファイルを右クリックし、[プログラムから開く] - [メモ帳]の順にクリックします
開いたメモ帳で[ファイル] - [名前を付けて保存] の順にクリックします。
ファイルの種類で「すべてのファイル」を選択します。
文字コードで「UTF-8」を選択します。
[保存]をクリックします。

◆ 2. Name 属性を一括変更するコマンドを実行

作成した CSV ファイルを読み込み、一括で Name 属性を変更します。

[構文]

Import-CSV "<保存先パス\ファイル名.csv>" | Foreach {Set-Mailbox -Identity $_.PrimarySmtpAddress -Name $_.Name}

[実行例]

Import-CSV "C:\Temp\ChangeName.csv" | Foreach {Set-Mailbox -Identity $_.PrimarySmtpAddress -Name $_.Name}

※ 実行例では作成した C ドライブの Temp フォルダの ChangeName.csv を読み込んで設定するコマンド例となります。

techcommunity.microsoft.com

訴訟ホールドとアイテム保持ポリシーの概要

電子情報開示の概要

アイテム保持される回復可能なアイテム領域

保持機能を有効化している場合にライセンスを外していいのか

保持機能を有効化する場合インプレースアーカイブを有効にした方がいい

保持機能の保持期間を無期限にした場合、無制限で保持できるか

回復可能なアイテム領域のVersions

ExchangeOnlineのライセンスを剥奪してもメールボックスが無効化されない

1. 共有メールボックスアカウントへライセンスの付与を行う

ライセンスの適用手順

2. 共有メールボックスをユーザーメールボックスへ変換する

3. ユーザーメールボックスへ変換したアカウントの ID と パスワードを確認、変更する

ユーザーIDの確認

パスワードの再設定

4. ユーザーメールボックスへ変換したアカウントのアクセス権を解除する

フルアクセス許可を解除する手順

メールボックス所有者として送信する権限を解除する手順

インプレースアーカイブの概要

インプレースアーカイブを有効化

アーカイブメールボックスにアイテムが移動しない

自動拡張アーカイブの最大容量

Outlookクライアントにアーカイブメールボックスが表示されない

インプレースアーカイブの言語設定

アーカイブメールボックスに自動的にアイテムを移動しない場合

自動拡張アーカイブが動作しているか確認

アーカイブメールボックスの利用容量を確認

フルアクセス許可を付与する手順

[他のメールボックスを開く] にてログインする方法

左ペインに表示する方法

1. 管理者へ必要な権限を付与する

2. コンテンツの検索の実行手順について

メールアイテムの絞り込み

日付の範囲指定をする場合

3. [コンテンツの検索] 結果をエクスポートする

ご留意点

Microsoft Edge で ClickOnce サポートの有効化について

4. PST ファイルの確認方法 (参考情報)

事前準備

Name 属性を確認する

Name 属性を変更する

ユーザー単位で変更する場合

複数ユーザーを一括で変更する場合

3. ユーザーメールボックスへ変換したアカウントの ID とパスワードを確認、変更する